PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

1.1. Perkembangan Teknologi Perkantoran

Di era globalisasi kualitas dan Profesionalisme menggunakan Peralatan Perkantoran merupakan aspek utama dan sebuah tuntunan yang tidak bisa ditawar- tawar ketika seorang melangkahkan kaki dalam merentas dunia pekerjaan. Butuh keterampilan dan selalu punya kemauan untuk meningkatkan Pengetahuan dan Ketrampilan dalam mengoperasikan peralatan canggih sebagai alat bantu kerja.

Sejalan dengan lajunya Teknologi Informasi saat ini, baik berdampak positif maupun negatif, tentunya kita tidak mungkin bisa mengelaknya. Perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat dan perlatan (mesin) kantor yang dipergunakan semakin canggih, melaju kearah efisiensi kerja (Job Efficiency). Maka sewajarnyalah kita mengantisipasinya secara tepat dan cepat agar diperoleh tenaga terampil yang optimal sesuai bidangnya masing-masing. 

1.2 Peranan Teknologi Informasi

            Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (Office Work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work), (dalam Drs. Soewarno Handayanigrat, 1990: 2).

            Dengan melihat pengertian tersebut semua pekerjaan kantor akan efektif dan efisien sehingga semua informasi semakin ringkas, akurat serta dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah pula. Semua ini akan memudahkan manajemen puncak untuk mengambil keputusan.

            Masalah yang dihadapi oleh manajer administrasi lebih besar karena teknologi baru meningkat, semakin pesat dan akan menimbulkan perubahan yang cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yang lebih baru. Perubahan teknologi mempengaruhi  setiap industri dan gagasan inovatif diperlukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan efektif.

            Oleh sebab itu, manajemen kantor yang meliputi; pelayanan perolehan informasi, perekaman dan penganalisasian informasi, pelayanan perencanaan dan pelayanan komunikasi harus digunakan untuk memacu urusan perkantoran.

1.3 Jenis Mesin Kantor 

      

          Mesin kantor (office machine) adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Macamnya mesin kantor banyak sekali dan tampaknya terus menerus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern.

Ada beberapa jenis mesin kantor, dilihat dari :

1). Tenaga Penggeraknya

a. Mesin Manual; mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia

b. Mesin Listrik; mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik.

2). Cara Kerja Komponennya

a. Mesin mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada eaktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yangdigerakkan dengan tenaga listrik.

b. Mesin elektronik, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan  menggunakan tenaga listrik.

3) Fungsinya;

a. Mesin pencatat data/informasi:

Ø Mesin dikte (dactating machine);

Ø Mesin tulis (typewriter);

Ø Mesin penamor (numbering machine);

Ø Asahan pensil (pencil sharpener);

b. Mesin penghitung data\informasi:

Ø Mesin penjilid (binding machine);

Ø Pembuka surat (leter opener);

Ø Pemotong kertas(paper cuter, guillotine);

Ø Hecht machine (stapler); dan

Ø Pencatat uang kas (cash register)

c. Mesin pengolah data/informasi:

Ø Mesin jumlah (adding machine);

Ø Mesin hitung (calculating machine); dan

Ø Komputer

d. Mesin penggadaan data/infomasi:

Ø Mesin stensil (stencil duplicator);

Ø Mesin spirtus (spirit duplikator);

Ø Mesin foto kopi;

Ø Mesin perekam sheet (sheet cutter, scanner);

Ø Mesin offset; dan

Ø Mesin cetak lainnya.

e. Mesin pengirim/pendistribusian data/informasi:

Ø Telepon dan interphone;

Ø Teleprinter;

Ø Telegrap, facsimile (telecopier);

Ø Telenote;

Ø Teletex;

Ø Vidio tex; dan

Ø LAN (Lokal Area Network)

f. Mesin penyimpan data\informasi

Ø Mikrofilm;

Ø Mikrofotografi;

Ø Penghancur kertas (paper shredder); dan

Ø Pelubang kertas (punch card machine)

 g. Mesin Pengaman

     Ø CCTV

     Ø Brankas

     Ø Alarm

h. Mesin Penyaman

     Ø AC

     Ø Kipas Angin

     Ø Dispenser

1.4 Dampak Positif dan Dampak Negatif Perkembangan Tekper

Ada beberapa dampak positif sebagai akibat terlalu pesatnya perkembangan teknologi perkantoran dan tentu kita tidak dapat mengelaknya dengan penemuan-penemuan peralatan perkantoran yang semakin canggih. Perkembangan itu melaju kearah efesiensi kerja dengan indikasi ditemukannya peralatan yang serba :

- elektronik

- multi guna

- mudah mengoperasikannya

- memerlukan tenaga listrik kecil

- ukuran fisik semakin kecil dan

- kecanggihan serta kemampuannya semakin tinggi.

Sebenarnya 

tara lain terhadap :

a) Tenaga Penggeraknya

1. Mutu/kualitas tenaga kerja akan meningkat

2. Disiplin dan gairah kerja naik.

3. Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan.

4. Pendapatan tenaga kerja meningkat.

b). Prosedur Kerja

1. Semakin mudah
2. Semakin lancar
3. Semakin sederhana (singkat)
4. Efisiensi kerja (semakin selesai)

c). Hasil Kerja

1. Kualitas produk meningkat.
2. Kuantitas produk meningkat.
3. Standar mutu tertentu terpenuhi.
4. Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.

Sedangkan dampak negatifnya antara lain :

1. Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.
2. Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).
3. Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
4. Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. (MK. Alamsyah, 1991: 17-18). 
5. Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan. 
6. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.  

Kesimpulan 
        Pekerjaan kantor meliputi kegiatan; catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan

       Perkembangan teknologi baru meningkat, semakin pesat dan akan menimbulkan perubahan yang cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yang lebih baru. Perubahan teknologi mempengaruhi  setiap industri dan gagasan inovatif diperlukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan efektif.

       Macam-macam mesin kantor dibedakan berdasarkan menurut tenaga penggeraknya,menurut cara kerja dan komponen mesinnya,dan fungsinya.
      Perkembangan teknologi perkantoran dampak positif dan negatif.Maka sewajarnyalah kita mengantisipasinya secara tepat dan cepat agar diperoleh tenaga terampil yang optimal sesuai bidangnya masing-masing. 




REFRENSI :

Agitha Diie,2013,Makalah Teknologi Perkantoran,[online],(http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html,diakses tanggal 22 Maret 2015) 

Ippah,2012,Mesin-Mesin Kantor,[online],(http://ipah-wonk.blogspot.com/,diakses tanggal 22 maret 2015)