OTOMATISASI PERKANTORAN

OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.

Jadi, otomatisasi perkantoran adalah semua sistem elektronik formal dan informal kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun luar perusahaan.

Ø  Sistem elektronik formal       : Kegiatan dengan prosedur tertulis

Contohnya : Pengelolaan informasi tentang distribusi ke manager berupa laporan periodik / khusus.

Ø  Sistem elektronik Informal    : tidak diuraikan secara tertulis/ tidak direncanakan.

Contohnya : Pada saat melakukann konsultasi/ diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

            Otomatisasi perkantoran bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi perkantoran dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Adapun manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran:
1.Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

2.Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

3.Pemecahan masalah Kelompok/Tim.

4.Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok

diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

5.Pelengkap–BukanPengganti.

6.Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Contoh salah satu penggunaan otomatisasi perkantoran yang terkenal saat ini adalah penggunaan video conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Video conference ini sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi dengan manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang terjadi. Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar dibandingkan para manajer tersebut harus bertemu tatap muka di suatu tempat.

Pengguna Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran (OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai OA, yaitu :
     1. Manajer
     2. Profesional
     3. Sekretaris
     4. Clerical Employee (Clerc)/pegawai administrasi
Istilah “knowledge worker” diterapkan pada manajer dan profesional, yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.
1). Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2). Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (misalnya Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3). Sekretaris adalah pekerja terdidik yang membantu pimpinan untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan, mengatur kas kecil, tugas-tugas sosial, membuat laporan.

4). Pegawai administratif adalah pekerja yang melaksanakan tugas-tugas administrasi/ketatausahaan seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Penggunaan peralatan yang berkaitan dengan otomatisasi perkantoran yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:
Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:
• Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
• Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
 

Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:
• Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
• Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
 

Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor

Sedang aplikasi (program) otomatisasi perkantoran yang berbasis electronik maupun komputer adalah:
1. Word Processing
2. Electronic Mail
3. Voice Mail
4. Electronic Calendring
5. Audio Conferencing
6. Video Conferencing
7. Computer Conferencing
8. Facsimile Transmission
9. Video Text
10. Image Storage And Retrieval
11. Desktop Publishing

Baca Selengkapnya Tentang Aplikasi OA 

 Keuntungan dan Kerugian Otomatisasi Perkantoran

KERUGIAN APENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN  :

1.         Menjadi Ketergantungan akan teknologi

2.         Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system OA

3.         Banyaknya ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia.

4.         dll

Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak begitu berpengaruh. 

Sementara kelebihan perkantoran adalah :

1. Menekan biaya fasilitas
2. Menekan biaya peralatan
3. Jaringan Komunikasi formal
4. Menekan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
6. Pekerjaan lebih cepat
7. Lebih mudah dalam hal pencarian kembali 

Kesimpulan

Otomatisasi dapat meningkatkan produktivitas, dan jika di terapkan sebagai alat pemecah masalah otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manager dapat saling berkomunikasi dengan lebih baik dalam pemecahan permasalahan. Dan terlebih lagi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. 

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut   terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.  

Refrensi :


Simamora,Lss. 2014. PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN ; OTOMATISASI KANTOR/OFFICE AUTOMATION (OA). (online),(http://smkdamosgue.blogspot.com/2014/11/pengantar-administrasi-perkantoran.html), diakses tanggal 30 Maret 2015

Prasetyo,Sapto. 2010. Dampak otomatisasi perkantoran. (online),(http://saptoprasetyo98.blogspot.com/2014/12/dampak-otomatisasi-perkantoran.html),diakses tanggal 30 Maret 2015

MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam melakukan komunikasi khususnya media komunikasi jarak jauh untuk mendapatkan informasi atau tujuan lainnya tanpa perlu mendatangi langsung ke tempat tujuan untuk mengetahui informasi tersebut. Sejarah perkembangan komunikasi terus mengalami perubahan di setiap masa. Mulai zaman prasejarah hingga era modern seperti saat ini.

Pengertian Komunikasi
          Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.  
            
             Jadi,Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal. 

Dalam komunikasi perkantoran, terdapat 2 jenis komunikasi  yakni:

a.       Komunikasi tertulis

          Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis dapat dikomunikasikan secara lisan atau tertulis. Pesan-pesan penting biasanya dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin tik manual atau elektronik, dicetak dalam bentuk print-out, atau menggunakan email. Penulisan dokumen dengan tangan hamper tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu. Saat ini, hampir setiap perusahaan telah menyediakan berbagai alat bantu berupa hardware dan software computer untuk melakukan komunikasi bisnis tertulis.

b.      Komunikasi lisan

           Sebagaimana telah diuraikan bahwa pelaku bisnis menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi secara lisan. Dalam komunikasi lisam, pesan dikirim melalui suara dengan atau tanpa alat bantu. Contoh komunikasi lisan adalah bercakap-cakap secara langsung, berpidato, bercakap-cakap melalui telepon, mendengarkan ceramah, menonton televise, atau mendengarkan radio.
           Dengan kemajuan teknologi informasi, maka teknologi komunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Penggunaan internet, email, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Komputer saku dan telepon genggan saat ini sdah cukup dijadikan ruang kerja yang mudah dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.

 JENIS JENIS ALAT KOMUNIKASI MODERN

a.      Intercom

Intercom adalah alat kombinasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau keterangan  dalam lingkup kecil (organisasi atau kantor) dari satu bagian ke bagian lain, dari satu ruangan ke ruangan lain.

b.      Telepon

Telepon adalah suatu alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau warta berupa suara dengan mendengarkan suara lawan bicara dari jarak jauh baik dalam lingkungan (kantor/instansi) maupun luar kantor.

c.       Handpone

Handphone adalah jenis pesawat telepon yang dapat dibawa kemana mana, selain itu fitur handphone juga lebih lengkap dibanding telepon (sms, email, internet, dsb)

d.      Faximile

Faximile adalah alat yang digunakan untuk mengirim dokumen berupa tulisan dan gambar yang menyerupai aslinya.

e.       Fixphone

Fixphone merupakan pesawat telepon yang menggunakan sambungan kabel, cara menggunakannya hanya dengan menekan nomor tujuan telepon. Alat ini bersifat permanen dan tidak dapat dipindahkan.

f.       Fixphone celluler

Fixphone celluler (wirless deskphone) merupakan jenis pesawat telepon yang dapat dipindahkan karena telepon ini berbentuk telepon duduk yang menggunakaj kartu jaringan khusus (flexi, ceria, fren, atau esia)

g.      Telegraph

Telegraph merupakan alat komunikasi yang berupa telepon namun pengiriman informasi berupa sandi sandi.

h.      Koran

Koran merupakan media informasi komunikasi modern yang mempunyai fungsi sebagai alat penyampaian informasi, pesan, bahkan iklan pada khalayak luas. disamping berupa cetak koran koran sekarang banyak pula dijumpai dalam bentuk digital yang memudahkan pengguna mengakses kapanpun dimanapun asal terdapat jaringan internet.

i.        Televisi

Televis merupakan alat komukinasi yang berupa suara, gambar, dan tulisan  yang dapat ditonton dan dipergunakan dengan mudah.

j.        PDA (personal digital assistant)

PDA adalah alat yang digunakan untuk menyelesaikan tugas tugas manusia, alat ini mamiliki kesamaan dengan komputer atau laptop namun memiliki ukuran yang kecil.

k.      Radio

l.        Walky talky

Walky talky merupakan alat komunikasi tanpa kabel dengan menggunakan pesawat khusus (HT) menggunakan gelombang dengan jarak gelombang 11 meter atau 2 meter . komunikasi yang dilakukan secara bergantian dapay memungkinkan orang lain dengan gelombang yang sama. Alat komunikasi ini sering digunakan aparat kepolisian dilapangan.

m.    E-mail

Email merupakan alat komunikasi yang berupa surat eletronik bebrbasis online yang memungkinkan kita bertukar informasi , data, dan lain sebagainya.

Baca Selengkapanya Alat komunikasi Modern 

 

Ø  Macam-Macam Alat Komunikasi

             1. Merpati Pos

Merupakan alat komunikasi dengan menggunakan burung merpati sebagai mengantar surat atau pesan, Merpati dipilih karena burung ini pintar, memiliki daya ingat kuat, kemampuan navigasi dan naluri alamiah untuk kembali ke sarang.

2. Telegraf

Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837.

3. Telephon

Penemuan telepon dipicu oleh permintaan penggunaan telegraf yang semakin berkembang dan meningkat. Telephon pun ditemukan pada sekitar tahun 1876 oleh Alexander Graham Bell.  

4. Telegram

Telegram baru dipopulerkan pada tahun 1920-an. telegram barisi kombinasi kode yang ditransmisikan oleh telegraf. Telegram ini tarif mengirimannya lebih murah dari telephon, meskipun tarifnya dihitung berdasarkan jumlah karakter termasuk tanda baca. 

5. Pager

Pager atau radia panggil merupakan alat telekomunikasi untuk menyampaikan dan menerima pesan pendek. Sekarang mungkin sudah jarang ditemukan, tetapi alat ini masih sering dipakai untuk orang-orang yang bergerak dibidang jasa seperti jasa informasi dari kesehatan.

 

6. Surat Eletronik (E-mail)

Merupakan sarana mengirim surat melalui jaringan komputer, misalnya internet. Surat elektronik mulai dipakai pada tahun 1960-an. Saat itu internet belum terbentuk, tetapi surat terkirim melalui jaringan yang berbentuk dari kumpulan “mainframe”. Mulai tahun 1980-an mulai bisa dipakai oleh umum.

                        7. Internet

Rangkaian yang membentuk internet (kependekan dari interconnected-networking) diawali pada tahun 1969 sebagai ARPANET. Rangkaian ini dibangun oleh ARPA (United States Department of Defense Advanced Research Projects Agency). Tahun 1983. ARPANET menukar protokol rangkaian pusatnya dari NCP ke TCP/IP, yang merupakan awal dari internet yang kita kenal. Di Indonesia, sejarah internet dimulai pada awal tahun 1990-an.

8. Telepon Genggam

Penemuan telephon genggam tak terlepas dari perkembangan radio. Berawal pada tahun 1921, Departemen Kepolisian Detroit Michigan mulai menggunakan telephon mobil satu arah. Kemudian tahun 1940, Galvin Manucfatory Corporation (sekarang Motorola) mengembangkan Handle-talllkle SCR536 untuk keperluan komunikasi di medan perang saat perang Dunia II. 

9. Pesan Instan (Instant Messaging)

Merupakan sebuah teknologi internet di mana para pengguna jaringan internet dapat mengirimkan pesan-pesan singkat pada saat yang bersamaan (real time). Istilah pesan instan ini mengacu pada teknologi yang dipopulerkan oleh America Online (AOL), kemudian diikuti Yahoo! (Yahoo Massenger), Google dan Microsoft (Windows Live Messenger). 

10. Mobile Chat Messenger

Hampir sama seperti pesan instan, namun diaplikasikan kedalam sebuah handphone atau smartphone yang berteknologi tinggi. Ini bisa menggantikan penggunaan layanan SMS yang lebih komplit disertai dengan fitur-fitur menarik dan notifikasi. Ada banyak sekali aplikasi chat yang sangat terkenal, sebagai contoh Blackberry Messenger, Whatsapp, Ebuddy, Mig33, Nimbuzz dan masih banyak sekali yang tidak bisa disebutkan satu per satu.

11. Faksimili (Faks)

Faksimili ditemukan oleh Alexander Brain padatahun 1843. Faksimili berasal dari kata facsimileyang artinya menyalin sama persis dengan aslinya.Faksimili digunakan untuk menerima dan mengiriminformasi melalui telefoto dengan sistem reproduksi fotografi sehingga memungkinkan kita dapat mengirimkan salinan isi suatu halaman, baik berupatulisan maupun gambar ke mesin faksimili lainmelalui saluran telepon dalam hitungan menit.
12. Radio

Radio merupakan alat yang sangat penting sejak ditemukan untuk mengirimkan pesansuara dari jarak yang jauh. Radio adalah alat yang dapat menerima informasi berupasuara atau sinyal dengan menggunakan gelombang elektromagnetik.

13. Pocket PC (PDA)

Alat ini tergolong yang paling modern dan banyak dimiliki oleh kalangan tingkat atas.Pocket PC sering disebut sebagai komputer mini karena bentuknya yang kecil dan dapatdibawa ke mana-mana. Selain itu, disebut juga dengan nama PDA (Personal DigitalAssistants) yaitu sebuah komputer seukuran telapak tangan yang dapat digunakan untuk menyimpan, mengakses dan mengorganisasi informasi.

              Baca Selengkapnya Tentang Macam-Macam Alat Komunikasi

Adapun keuntungan menggunakan teknologi

Adapun keuntungan menggunakan teknologi komunikasi dalam perkantoran sebagai berikut:

• Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan 
• Harga teknologi baru ini relatif murah. 
• Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
•  Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat. 
• Produktivitas meningkat secara cepat. 
• Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
• Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

            Contoh kasusnya adalah suatu perusahaan penerbitan surat kabar memiliki pegawai / wartawan yang tersebar di berbagai daerah untuk meliput kejadian-kejadian. Dengan tersebarnya pegawai / wartawan di berbagai daerah yang jaraknya jauh dari kantor redaksi maka dibutuhkan teknologi informasi agar berita kejadian yang sudah dicatat dapat segera disampaikan kepada redaksi. Untuk keperluan ini dibutuhkan perangkat komputer portabel, infrastruktur jaringan internet, website, dan perangkat-perangkat pendukung lainnya.

Kekurangan Teknologi dan Informasi:
1. Komunikasi menjadi hampa
Sebelum adanya teknologi bidang komunikasi, untuk melakukan komunikasi, haruslah bertemu antara satu pihka dengan pihak lainnya, sehingga proses komunikasi menjadi nyata dan transparan. Sekarang ini, proses komunikasi tidak harus bertatap muka, sehingga terasa kurang puas.
2.Penyalahgunaan untuk tindak kejahatan
Belakangan ini muncul berita mengenai pembobolan uang nasabah, dari hal ini jelas sekali bahwa kemampuan di bidang teknologi informasi dan komunikasi yang tidak diimbangi dengan iman yang kuat, maka seseorang dapat terjerumus dalam tindakan pencurian melalui media internet.
3. Munculnya sikap individualisme
semakin ketergantungan manusia dengan teknologi maka jiwa soialnya berkurang mereka lebih senang menyendiri dengan teknologi daripada mengikuti kegiatan yang lebih bermanfaat atau ibadah
4. manusia menjadi malas beraktivitas




Refrensi :

Chrezsoft. 2012. Sejarah Perkembangan Alat Komunikasi, (http://chrezsoft.blogspot.com/2012/12/sejarah-perkembangan-alat-komunikasi.html), diakses 27 Maret 2015.

Fauziah, Syifa. 2015. Administrasi Perkantoran: Peralatan/mesin Komunikasi Kantor. (http://ziahhh.blogspot.com/2014/01/peralatanmesin-komunikasi-kantor.html, diakses 27 Maret 2015

Maghfudi,Hanin . 2012. Makalah teknologi komunikasi. (http://hasil-bertani.blogspot.com/2012/05/makalah-teknologi-komunikasi.html), diakses 27 Maret 2015