OTOMATISASI PERKANTORAN

OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.

Jadi, otomatisasi perkantoran adalah semua sistem elektronik formal dan informal kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun luar perusahaan.

Ø  Sistem elektronik formal       : Kegiatan dengan prosedur tertulis

Contohnya : Pengelolaan informasi tentang distribusi ke manager berupa laporan periodik / khusus.

Ø  Sistem elektronik Informal    : tidak diuraikan secara tertulis/ tidak direncanakan.

Contohnya : Pada saat melakukann konsultasi/ diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

            Otomatisasi perkantoran bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi perkantoran dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Adapun manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran:
1.Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

2.Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

3.Pemecahan masalah Kelompok/Tim.

4.Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok

diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

5.Pelengkap–BukanPengganti.

6.Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Contoh salah satu penggunaan otomatisasi perkantoran yang terkenal saat ini adalah penggunaan video conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Video conference ini sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi dengan manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang terjadi. Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar dibandingkan para manajer tersebut harus bertemu tatap muka di suatu tempat.

Pengguna Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran (OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai OA, yaitu :
     1. Manajer
     2. Profesional
     3. Sekretaris
     4. Clerical Employee (Clerc)/pegawai administrasi
Istilah “knowledge worker” diterapkan pada manajer dan profesional, yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.
1). Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2). Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (misalnya Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3). Sekretaris adalah pekerja terdidik yang membantu pimpinan untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan, mengatur kas kecil, tugas-tugas sosial, membuat laporan.

4). Pegawai administratif adalah pekerja yang melaksanakan tugas-tugas administrasi/ketatausahaan seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Penggunaan peralatan yang berkaitan dengan otomatisasi perkantoran yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:
Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:
• Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
• Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
 

Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:
• Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
• Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
 

Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor

Sedang aplikasi (program) otomatisasi perkantoran yang berbasis electronik maupun komputer adalah:
1. Word Processing
2. Electronic Mail
3. Voice Mail
4. Electronic Calendring
5. Audio Conferencing
6. Video Conferencing
7. Computer Conferencing
8. Facsimile Transmission
9. Video Text
10. Image Storage And Retrieval
11. Desktop Publishing

Baca Selengkapnya Tentang Aplikasi OA 

 Keuntungan dan Kerugian Otomatisasi Perkantoran

KERUGIAN APENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN  :

1.         Menjadi Ketergantungan akan teknologi

2.         Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system OA

3.         Banyaknya ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia.

4.         dll

Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak begitu berpengaruh. 

Sementara kelebihan perkantoran adalah :

1. Menekan biaya fasilitas
2. Menekan biaya peralatan
3. Jaringan Komunikasi formal
4. Menekan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
6. Pekerjaan lebih cepat
7. Lebih mudah dalam hal pencarian kembali 

Kesimpulan

Otomatisasi dapat meningkatkan produktivitas, dan jika di terapkan sebagai alat pemecah masalah otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manager dapat saling berkomunikasi dengan lebih baik dalam pemecahan permasalahan. Dan terlebih lagi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. 

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut   terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.  

Refrensi :


Simamora,Lss. 2014. PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN ; OTOMATISASI KANTOR/OFFICE AUTOMATION (OA). (online),(http://smkdamosgue.blogspot.com/2014/11/pengantar-administrasi-perkantoran.html), diakses tanggal 30 Maret 2015

Prasetyo,Sapto. 2010. Dampak otomatisasi perkantoran. (online),(http://saptoprasetyo98.blogspot.com/2014/12/dampak-otomatisasi-perkantoran.html),diakses tanggal 30 Maret 2015